複合機の不調は、4つのどれかに分けると話が早くなります
すでに複合機を使っていて、止まった・汚れる・つながらない、という状態のときに読むページです。
「複合機が壊れました」というご連絡だけでは、持っていく部品が決まりません。反対に、どの段階で止まっているかが分かっていると、一度で直る確率が上がります。症状は、紙詰まり・画質やトナー・給紙や搬送・通信やスキャンの4つに分かれます。まずご自身で当てはめてみてください。
もうひとつ先に知っておいていただきたいのは、部品には供給の期限があることです。メーカーは補修用性能部品を製造打ち切り後7年間は保有すると案内していますが、それを過ぎると、直せる故障と直せない故障が出てきます。何年目の機械かで、修理と入替のどちらを選ぶかが変わります。
症状を4つの型に当てはめる
左の列でご自身の状況に近いものを選び、真ん中の「呼ぶ前に確認できること」を試してからご連絡ください。
| 症状の型 | 呼ぶ前に確認できること | ご連絡のときに伝えていただくこと | 現地で見るところ |
|---|---|---|---|
| 紙詰まりが 繰り返す | 用紙を一度出して、空気を含ませるようにさばく。トレイの上限ラインを超えていないか。ガイドが用紙の幅に合っているか | 詰まる場所（トレイ側か、原稿を送る側か、出てくる側か）と、画面に出る番号 | 給紙ローラーの摩耗と汚れ。用紙の保管場所。梅雨と冬は用紙の含水と結露も見ます |
| 印字が薄い・ 線や汚れが出る | トナー残量の表示。ガラス面と原稿送り装置の白い部分の汚れを、乾いた布で拭く | 汚れの出方（縦線か、横線か、全面か）。テスト印刷の紙を残しておいてください | 感光体まわり、定着部、読み取りガラス。冬の朝だけ出る場合は結露を疑います |
| 給紙しない・ 途中で止まる | 電源の入り直し。前面カバーと側面カバーが確実に閉まっているか。異物（クリップ、付箋）が残っていないか | 止まる直前の操作と、エラーコードの数字そのもの | 搬送路のセンサー、ローラー、カバーの検知スイッチ |
| 印刷できない・ スキャンが届かない | 本体の画面は正常か。ほかの人からは印刷できるか。共有フォルダを置いたパソコンが起動しているか | 全員が使えないのか、特定の人だけか。いつから使えなくなったか。直前にネットワーク機器を替えていないか | 複合機のIPアドレス、ルーターやスイッチの状態、送り先フォルダの権限 |
紙詰まりは、3か所のどれかで起きています
同じ「紙詰まり」でも、場所が違えば原因も対処も違います。
画面に出ている表示を、そのまま控える
エラーコードの数字と、絵で示されている場所を写真に撮ってください。この情報だけで原因が絞れることがあります。
詰まった紙を、引く方向を守って取り除く
案内されている向きと逆に引くと、紙が破れて奥に残ります。破片が残ったまま使うと、次の詰まりを呼びます。
用紙をさばいて、入れ直す
束をパラパラとめくって空気を入れ、ガイドを紙の幅にそろえます。上限ラインを超えないようにします。
電源を入れ直す
それでも直らない場合、または同じ症状が短い間に何度も出る場合は、部品の摩耗が疑われます。ここから先はご連絡ください。
保守契約に入っているもの、入っていないもの
「保守に入っているから全部無料」と思っていると、請求書を見て驚くことがあります。
いちばん多いカウンター方式では、一般にトナーなどの消耗品と、修理の出張費・技術料・部品代が単価の中に含まれます。一方で、用紙とステープルの針は含まれないのが通例です。契約によっては、消耗品を届けるところまでが保守で、交換作業は利用者側という取り決めになっていることもあります。
もう一段外にあるのが、ネットワークまわりです。社内のルーターやパソコンを入れ替えたときの複合機の再設定、クラウドや会計ソフトとつなぐ設定の支援は、保守の範囲外として別に扱われることが多い部分です。どちらの側の作業なのかを、契約書の条項で先に確かめておくと揉めません。
- 本体前面か側面の銘板にある型番と製造番号。写真で構いません
- 画面に出ているエラーコードの数字
- いつから、どのくらいの頻度で起きているか
- 直前に変えたこと（用紙の銘柄、置き場所、ルーター、パソコン）
- 汚れや線が出る症状なら、そのテスト印刷の紙
- 保守契約書。カウンター方式か、別の方式かが分かるもの
- 受付は平日9:00〜17:00です。時間外の緊急対応はお約束していません。到着の目安は、症状と場所を伺ったうえで、ご相談ごとにお伝えします
- メーカー保守に直接入っている機械は、メーカー側の窓口が優先になる場合があります。どちらに出すかは契約書を確認してから決めます
- 会計ソフトや基幹システムそのものの操作・導入は当社の担当外です
- 内装工事は承っていません
よくいただくご質問
冬の朝だけ調子が悪くなります
結露が疑われます。寒い部屋を急に暖めると、機械の内部と用紙が湿ります。メーカーも、窓ぎわなど寒暖差の大きい場所に本体を置かないこと、主電源を切らずに暖機の状態を保つことを案内しています。室内で加湿をしすぎないことも効きます。
裏紙を使ってはいけませんか
禁止はされていませんが、詰まりの原因になります。一度通した紙は折れやカールが付き、インクやトナーで表面の状態も変わっています。詰まりが増えている職場では、まず裏紙をやめると落ち着くことがあります。
何年目まで修理してもらえますか
メーカーは補修用性能部品を製造打ち切り後7年間は最低限保有する、と案内しています。ただしこれは製造が終わってからの年数で、お使いの機械が何年目かとは別です。銘板の型番が分かれば、その機種の部品供給がいつまでかを調べられます。
同じ故障が何度も起きます。買い替えたほうがよいですか
年数だけでは決められません。判断の材料になるのは、部品の供給が続いているか、月の枚数が機械の想定に合っているか、リースの残りが何か月かの3つです。この3つを並べてから決めます。数字の並べ方はリース・購入の相談に書いています。
スキャンだけが共有フォルダに届きません
複合機ではなく、送り先の側が変わっていることが多いです。フォルダを置いたパソコンの電源、共有の設定、パスワードの変更、パソコン自体の入替が主な原因です。複合機のIPアドレスが変わってしまっているケースもあります。
- 富士フイルムビジネスイノベーション「紙づまりの原因と対処方法について」 — 湿気や静電気による重送、用紙のセット、設定と用紙種類の不一致、原稿送り装置に残った付箋やクリップ、用紙の保管方法
- 富士フイルムビジネスイノベーション「冬季の寒い朝に多いお問い合わせ：複合機の結露トラブル」 — 寒暖差と湿度で結露が起きること、窓ぎわを避ける、主電源を切らない、加湿しすぎない
- キヤノン「保守について」（製品マニュアル） — 補修用性能部品およびトナーの最低保有期間は製造打ち切り後7年間
- エプソン「カウンター・チャージプラン約款」 — 保守サービスの範囲。消耗品に用紙およびステープルカートリッジは含まないこと、消耗品の交換作業を利用者が行う契約形態があること
