「月額が高い」の正体は、リース料ではなく、カウンター料金のことが多い

複合機の毎月の支払いは、性質のちがう2つが重なった二階建てです。ここを分けずに「月額◯円」とひとまとめにしていると、どこを直せば下がるのかが永久に見えません。

一階：リース料。契約時に決まり、途中では動かない

リース料は、リース会社が本体を買った金額にリース料率をかけて算出されます。契約したその日に金額が確定し、使おうが使うまいが、契約期間の終わりまで同じ額です。印刷を減らしても1円も下がらないのはこのためです。請求元はリース会社になります。

二階：カウンター料金。印刷枚数で動く、はずのもの

カウンター料金はトナー・部品・出張修理・定期点検をまとめた保守料で、印刷1枚ごとに単価がかかります。請求元は販売店やメーカー側で、リース料とは別の請求書で届いていることが多い費目です。

そして、ここに「最低料金（ミニマム料金・基本料金と呼ばれます）」が設定されています。枚数×単価がその額を下回った月は、実際の印刷が何枚であっても最低料金のほうが請求されます。トナー代や出張費を含む保守を維持する必要があるため、極端に印刷が少ない契約でも一定額を確保する、という設計です。

つまり「月額が高い」と感じたとき、確かめる順番は、①最低料金に当たっていないか、②カウンター単価が相場から外れていないか、③そのうえでリース料はどうか、になります。いきなり機種の入れ替えから入ると、いちばん効く①を飛ばすことになります。

カウンター料金の相場

カウンター料金には定価がありません。メーカー・機種・月間枚数・販売店・地域で条件が変わるため、公開されている「相場」も媒体によって幅があります。それでも、おおよその中心はつかめます。以下はいずれも2026年9月時点で確認できた目安で、実際の契約額を保証するものではありません。

全体の中心は、モノクロ1円・カラー10円

複数の専門媒体が共通して挙げているのが、モノクロ約1.0円／枚、カラー約10円／枚という水準です。新品機の実勢幅で言えばモノクロ0.6〜1.5円、カラー6〜15円。条件がそろえばモノクロ0.6円・カラー6円あたりが底値とされます。一方で「モノクロ2円・フルカラー15円」を相場として提示している媒体もあり、公表値そのものに開きがあります。相場は「自社が高いかを疑う入口」であって、交渉の根拠として振りかざせる数字ではありません。

枚数が多いほど単価は下がり、最低料金は上がる

単価は月間印刷枚数のレンジで決まります。枚数が多いほど1枚あたりは安くなりますが、そのぶん速い機種になり、最低料金も高く設定されます。速い機種ほど保守の負担が大きいためです。同じメーカーの同シリーズでも、機種が変わるだけで最低料金が数千円違うことがあります。

「1枚」の数え方も契約で違う

単価だけでなく、カウントの単位も見ておく必要があります。両面印刷は2ページ分としてカウントされるのが一般的で、用紙を節約しても保守料は減りません。長尺紙が3ページ分として扱われる契約もあります。また、黒＋1色だけの「単色カラー」「モノカラー」に別単価を設けているメーカーもあり、資料に一色だけ差し色を入れる運用をしていると、フルカラー扱いになっているかどうかで年額が変わります。印刷ミスもそのままカウントされます。

自社の請求書は、見るところが3か所

相場を知っても、自社の数字が分からなければ比べようがありません。手元に直近1か月分の請求書と、リース契約書を用意してください。見るのは3か所だけです。

1か所目：請求書が何枚届いているか

リース料の請求書と、保守の請求書は別に届くのが普通です。「月額」として認識している金額が、実は1枚分しか見ていないことがあります。まず2枚を並べて、合計がいくらかを確定させてください。ここが出発点です。

2か所目：検針値と、モノクロ／カラー別の単価

保守の請求書には、前回と今回のカウンター指針、その差である枚数、そして単価が並んでいます。この単価が自社の実勢単価で、相場と比べるべき数字です。あわせて直近12か月分をさかのぼり、月間の平均枚数とカラー比率を出しておくと、この先の見積り依頼がすべて楽になります。

3か所目：最低料金の行

枚数×単価の合計と、実際の請求額が合わない月があれば、最低料金に当たっています。この行の金額が、印刷をどれだけ減らしても払い続ける床です。床が実際の使用量に対して高すぎる場合、それは機種が今の業務に対して大きすぎるということで、見直しの価値がはっきりあります。

残債の処理は2通り — 一括精算と巻き取り

複合機のリースはほとんどがファイナンスリースで、リース会社が本体を買い、契約期間の支払いで全額を回収する構造です。したがって借り手の都合による中途解約は原則できません。それでも入れ替えたい場合、残っている支払い（残債）をどう処理するかで、次の2通りに分かれます。

巻き取りの落とし穴。総額が増えても、月額では気づけない

ここからは試算です。実在の見積りではなく、公開されている相場をもとに計算過程を追えるように組んだ数字で、そのまま自社に当てはまるものではありません。

前提を置く

40枚機を5年リースで導入し、月額リース料は18,000円。残りの支払いは24回。カウンター保守の最低料金は8,500円で、いまの印刷量はモノクロ2,000枚・カラー200枚。単価はモノクロ1.5円・カラー15円とします。

まずカウンター料金を計算します。従量分は 2,000枚×1.5円＝3,000円、200枚×15円＝3,000円で、合計6,000円。これは最低料金8,500円を下回るので、請求は8,500円になります。いまの月額合計は 18,000円＋8,500円＝26,500円です。ペーパーレスで枚数が半分になっても月額がほとんど動かなかったのは、この8,500円が床になっていたからです。

巻き取りの月額を出してみる

残債は 18,000円×24回＝432,000円。新機種の本体価格を720,000円とすると、巻き取りではこの2つを足した 1,152,000円 にリース料率をかけます。

ここで期間の選び方が効きます。5年（料率1.9％前後）だと 1,152,000円×1.9％＝約21,900円で、いまより高くなってしまう。ところが6年（料率1.6％前後）にすると 1,152,000円×1.6％＝約18,400円。新機種は単価も最低料金も下がって、カウンターが6,000円になるとすれば、月額合計は24,400円です。

期間を延ばせば月額はいくらでも下げられます。逆に言えば、月額の比較は、期間をそろえなければ何も比較していないのと同じです。相見積もりで「他社より月◯円安い」という話になったときは、まず契約期間の年数を突き合わせてください。ここがそろっていない見積りが、いちばん多く出回ります。

総額で比べる表の作り方（5年で並べる）

比較の単位は月額ではなく、同じ年数で区切った総額にします。多くの契約が5年なので、これから5年（60か月）で並べるのが実務的です。前章の試算を、そのまま3案に展開します。

案Aは何もせず満了まで待ち、2年後に新機種へ入れ替える。案Bはいま巻き取りで6年リースに乗り換える。案Cはいま残債を一括精算し、新機種を5年リースで組む。案Aの2年後と案Cの新契約は、同じ新機種（本体720,000円・5年リース・カウンター6,000円）とします。

この表で見てほしいのは、月額がいちばん安い案と、総額がいちばん安い案が一致しないことです。案Bは月額でいえば今より安く、現金も出ません。それでも5年で12万円弱、6年で17万円強を余分に払う。営業を受けているときに手元にあるのは月額の数字だけなので、この差は自分で表を作らないと現れません。

作り方は難しくありません。縦に案、横に「いま出す現金」「月々」「◯年の総額」「◯年後に契約がどうなっているか」の4列。これだけです。見積りをもらった業者に、この4列で書いてくださいと頼むのがいちばん早い方法です。

待ったほうがいい場合、動いたほうがいい場合

残債があるときの判断は、単価の高さだけでは決まりません。残り期間と、いま業務が止まっているかどうかの2つを重ねて見ます。

「動いたほうがいい」に当てはまっても、いますぐ契約する必要はありません。残り期間が2年あるなら、まず現行の販売店に最低料金と単価の見直しを相談するのが最初の一手です。機器を替えずに保守条件だけを変えられる場合があり、それが通れば残債の話そのものが不要になります。

一方で、残り期間が1年を切っているなら、動くのは満了時でいい。実務的には満了の6か月前から比較を始めるのが目安とされます。満了案内はおよそ3か月前に届くので、案内を待ってから動き始めると、選択肢を絞る時間が足りません。

満了後の「再リース」は、単価とセットで判断する

満了時にそのまま同じ機械を使い続ける再リースは、年額が当初の月額リース料の1〜2か月分で済むのが一般的です。1年単位の契約で、途中解約に応じてもらえることも多く、固定費だけを見れば劇的に安くなります。

ただし、再リース中もカウンター単価は据え置かれるのが原則です。古い契約の高い単価を、そのまま持ち越すことになります。印刷量が多い事業所では、単価の安い新機種に替えたほうが年間総額で下回ることがあり、機器代の安さが単価の高さに食われます。再リースの案内が届いたら、年額だけでなく「再リース料＋1年分のカウンター料金」と「新機種の年額リース料＋1年分のカウンター料金」を並べて比べてください。加えて、複合機の補修部品の保有期間は製造終了からおおむね7〜8年とされるため、長く引っ張るほど「直せない故障」のリスクが上がります。

契約書で必ず見る5か所

営業の説明ではなく、契約書に書いてあることが最終的な条件です。次の5か所を、契約前と、いまの契約の両方で確認してください。

とくに1つ目と5つ目は、契約が終わるときに初めて金額が現れる項目です。導入時は誰も説明しませんし、聞かれないかぎり見積りにも載りません。搬出費と原状回復費が自社負担だと知らないまま満了を迎えると、想定していなかった請求が最後に来ます。

また、複合機のハードディスクには印刷・スキャン・FAXの履歴が残っていることがあります。会計事務所や医療機関のように機密性の高い書類を扱う事業所では、返却前のデータ消去手続きと、消去証明書を出してもらえるかを契約前に確認しておいてください。これは契約書に書かれていないことも多く、書面で残しておく価値があります。

相見積もりを取るときの頼み方

複合機の見積りが比べにくいのは、業者ごとに前提が違うからです。前提をこちらから指定して渡せば、比較できる形で返ってきます。2〜3社に、まったく同じ条件で依頼してください。

この形で依頼すると、応じられない業者が出てきます。それも情報です。「一括精算のパターンも出してください」に渋る相手は、巻き取り前提で話を組み立てていると考えて構いません。両方を並べて出せる業者と話すほうが、判断の材料が増えます。

あわせて、その業者が3〜6年のあいだ並走できるかどうかも見ておく必要があります。契約期間中に窓口がなくなると、次の乗り換えを余計な条件で組むことになります。

エムアイサービスは2005年から高松で通信設備を扱っており、複合機はコニカミノルタ・京セラドキュメントソリューションズ・シャープを取り扱っています。香川県内の現地調査とお見積りは無料です。いまの契約を続けたほうがいいという結論になることもあります。まず請求書を見るところからで構いません。なお、内装工事は承っておりません。関連して通信費・コストの見直しのご相談もあわせて伺えます。